コロナ禍で開催するゴルフコンペの案内状の書き方【テンプレート付き】

こんにちは、ゴルフコンペ景品選びの専門家 古谷です。ゴルフコンペ景品専門店「エンタメゴルフ」を運営しています。

ゴルフコンペを開催するとき、最近の幹事さんが大きく悩んでいるのが、「コロナ禍のゴルフコンペをどう案内するか」という点です。

コロナ禍の案内文は、通常のゴルフコンペ案内状とは違い、感染対策を踏まえた案内や、参加者にお願いすることなど注意事項がたくさんあります。少しでも参加者に安心して参加してもらえるよう、この状況だからこそ案内文にはより一層気を配りたいですね。

ここでは、コロナ禍のゴルフコンペ案内状に取り入れたい内容について説明します。コピペ使用OKのテンプレートもご用意していますので、よろしければご活用ください。

コロナ禍ゴルフコンペの案内状テンプレート

今回紹介するコロナ禍のゴルフコンペの注意点を盛り込んだ、オリジナルの案内状テンプレートを作成しました。次の文面をコピペし、ご自由にアレンジして使ってください。

工夫したポイントや注意点についての解説は、後述します。

コピペOK!コロナ禍ゴルフコンペの案内状テンプレ

○○回 ○○○杯ゴルフコンペ

春の訪れが感じられる今日このごろ、みなさまいかがお過ごしでしょうか。「××ゴルフコンペ」を下記の予定で開催する運びとなりました。

コロナ禍で苦労されていることも多いと思いますが、この状況だからこそ、ゴルフを通して少しでも気持ちを明るくできればと思います。できる限りの感染対策を講じて開催しますので、安心してご参加いただければと思います。

【コンペの詳細】
日時、開催コース、ゴルフ場の場所、参加費用、申込締切

※開会式、始球式、集合写真撮影は省略します。
※閉会式や表彰式は順位発表と景品授与をメインで行い、パーティーは行いません。

【ゴルフ場の感染対策】
会場となる〇〇カントリークラブでは、以下の感染対策を行っています。

・入場時の検温
・消毒液の設置
・クラブハウスでのマスク着用
・レストランでのアクリル板設置
・お風呂を閉鎖、利用はシャワーのみ

【コロナ対策としてのお願い】
今回のコンペでは、コロナ対策として、以下の注意事項を設けさせていただきます。ご不便をおかけしますが、ご協力の程どうぞよろしくお願いします。

・ゴルフ場に来る際には、できる限り個別に移動をお願いします。車がある方は、できる限り乗り合わせをせずにご来場ください。
・体調が悪い場合、熱がある場合(ご家族も含む)は、欠席をお願いします。キャンセル料はかかりませんので、当日欠席も大丈夫です。お気軽にご連絡ください。
・SNSに写真を投稿する際は、他の方が映っていない写真を使っていただくようお願いします。

【申込締切】
◯月◯日
幹事:山田太郎(連絡先Tel)まで、
メールまたはFAXにてお申し込みください。

ーーーーー
必要事項(以下の内容をコピペして、必要事項を記入してご利用ください)
・会社名:
・氏名:
・連絡先(携帯番号)
ーーーーー

【キャンセル期限】
申し込み後にキャンセルされる場合は、
ゴルフコンペ開催の1週間前 ◯月◯日までにお願いします。

なお、キャンセル期限以降においても、体調不良などの理由でキャンセルしていただけます。

以上

できる限りの対策を行いますので、安心してご参加ください。
なお、感染状況により、ゴルフコンペを中止・延期する場合もありますので、ご了承ください。
参加者には、組み合わせ表や当日の注意事項、ゴルフ場の地図を含めた最終案内を送付いたします。多くの方のご参加をお待ちしています。

また、上記は通常のコンペを想定していますが、コロナ禍では「ハーフコンペ」による開催も増えています。

ハーフコンペとは、18ホールの前半9ホールのスコアで順位を決める開催方法です。後半9ホールのラウンド中に集計してもらい、ラウンド終了後には順位が出ている状態にします。表彰式や懇親会・パーティは行いませんが、ラウンド終了後にフロントで順位表と商品を渡してもらい、自由解散という流れです。

ハーフコンペの詳細や、案内状に書く場合のポイントなどは以下の記事でご確認ください。

コロナ禍のゴルフコンペ案内状で気をつけること

通常のゴルフコンペの案内状に加えて、コロナ禍のコンペ案内状では以下の内容を増やしています。コンペに参加するには、少しでも安心してもらうことが大事だと思います。家族に対しても、こういう対策をしているコンペだから大丈夫と思ってもらえる案内を心がけるのがポイントです。

ゴルフ場の感染対策を確認して周知する

これだけやってるから安心と伝えましょう。ゴルフ場にコロナ対策をどうしてるか聞いたら教えてくれます
例えば、入場時の検温、クラブハウスでのマスク着用、レストランでアクリルを設置など。
お風呂が閉鎖、シャワーのみになっている場合も多いです。これはコロナ以外の意味でも案内で必須の内容なので、しっかり確認して周知しましょう。

できるだけゴルフ場への移動は一人で

通常は乗り合わせでゴルフ場に行くことが多い場合でも、車があればできるだけ別々に来てもらうようにしましょう。乗り合わせ時の感染リスクを減らす目的です。

体調が悪い、熱がある場合は不参加ルールを徹底

コロナの疑いがある場合(家族や同僚なども含む)や、体調不良の場合など、ちょっとでも迷ったら気にせずに欠席してもらうようにアナウンスします。この状況下では、キャンセルフィーを取らないゴルフ場も多いので、確認の上、欠席連絡をしやすい環境を整えましょう。

SNSでの拡散への注意喚起

この時期にあえてSNSなどでコンペの写真をアップすると問題になることもあります。
特にタグ付けは本人の同意なしにはしないように告知しましょう。

通常開催と違う項目の周知

感染防止対策として、人が密集する状況を避けるため、通常のコンペの流れとは違う部分が出てきます。決まっている内容があれば、あらかじめ伝えておきましょう。

例えば、

・スループレーで行います
・開会式、始球式、集合写真撮影は省略します
・閉会式や表彰式は順位発表と景品授与をメインで行い、飲食を伴うパーティーは行いません。

など。事前に知らせておくことで、当日スムーズに進みます。

コロナ禍のゴルフコンペで幹事がやること

コロナ禍のゴルフコンペは、案内文の準備以外にも、いつもと違う対応が必要です。表彰式や閉会式の時間短縮のための準備や、いざという時にキャンセルできるお店での景品の手配など。

コロナ禍のコンペ幹事の仕事については、以下の記事で詳しく紹介しています。

もしゴルフコンペが中止・延期になってしまったら…

もし残念ながらコンペが中止や延期になってしまったら、幹事は速やかにキャンセル対応をすすめる必要があります。

キャンセル・中止の場合の案内文については、以下にテンプレートを準備していますので、万一の際にはご活用ください。

コロナ禍のゴルフコンペは気を使うことがたくさんありますが、できる限り配慮をした上でゴルフを楽しみたいですよね。エンタメゴルフでも、コンテンツの発信や「ゴルフコンペ中止・キャンセル保障」などのサービス充実を通して、コロナ禍のゴルフコンペ幹事さんを応援していけたらと思います。はやく、いつもどおりのゴルフが楽しめる状況になることを願っています。

景品の手配でお悩みの幹事さんは、お気軽にご相談ください。

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