コンペ直前やることリスト!組み合わせなど最終案内テンプレ、ゴルフ場への連絡、緊急事態の想定、持ち物準備

ゴルフコンペが近づいてきたら、1週間前~前日にかけて最終準備を行います。直前の幹事の仕事は、①参加者への最終案内 ②ゴルフ場への連絡 ③緊急事態の想定 ④持ち物準備 の4つです。

これらを行っておけば、当日のトラブルを防ぎ、スムーズにゴルフコンペを進行することができます。やることが多いと感じるかもしれませんが、この記事の順番通りに進めていけば大丈夫です。

①参加者への最終案内(組み合わせを伝える)

コンペの1週間前までには、参加者にゴルフコンペの最終案内を行いましょう。目的は、日時と場所をリマインドすることと、組み合わせを伝えることです。

ゴルフコンペの出欠確認はけっこう前に行っているので、「当日になって忘れていた」という人が出てくる可能性があります。他のコンペと勘違いして、別の会場に行ってしまう人も…。ドタキャンを防ぎ、スムーズに進行するために、直前案内は必須です。

最終案内は、最近はLINEなどのSNSで送ることが多いです。かっちりしたコンペであれば、メールやFAXも使います。手書きでまとめた内容を写真にとって、添付して送付することもあります。前幹事にやり方を確認しつつ、自分のやりやすい方法で行いましょう。

「ゴルフコンペ最終案内(組み合わせ表)」テンプレート

基本的に、最終案内で必ず載せておきたいのは日時、場所、参加費、組み合わせです。その他、景品やルール、注意事項があれば追加します。

最近はLINEやFacebookのグループを使って最終案内が行われることが多いです。例えば、LINEで最終案内をする場合はこんな感じになります。

幹事くん

【会場】○○○カントリークラブ
【日時】5/1(日)AM8:00 集合(時間厳守)
    8:30 OUTスタート
【費用】15,000円(含昼食)+会費5,000円
【競技方法】ダブルペリア(ハンディ上限なし)
【ルール】6インチプレース、1グリップOK

【組み合わせ】
※印の人は、スコアカード提出をお願いします

★1組目  山田太郎※、 鈴木次郎、 佐藤三郎
★2組目  田中良子※、 渡辺花子、 小川由美子
★3組目  ・・・・・

当日はよろしくお願いします!

しっかりと文書で最終案内を行いたい幹事さんは、以下のテンプレをご利用ください(クリックで開きます)。

○○回 ○○○杯ゴルフコンペ 組み合わせ表

○○コンペにご参加くださいましてどうもありがとうございます。
賑やかに楽しく春のゴルフを過ごし、プレー後の会食で親睦を深めましょう。

■日程
○月○日(○) 集合時間 AM8:00
スタート時間 AM8:45

■開催コース
○○○カントリークラブ ゴルフ場住所・TEL
※送迎バスあり ◯◯駅 発着 片道15分

■参加費用
プレー代 15,000円(セルフプレー、昼食代含む)
会費 5,000円(景品、パーティ代1ドリンク含む)
※プレー代、売店使用等は各自フロントにてご精算ください(クレカ使用可)。
※会費は、当日会場で申し受けます。
※朝食は含まれていませんが、別途1,000円で朝食バイキングの用意があります。

■施設情報
喫煙は、指定の場所でお願いします(プレー中は各ホールティグラウンドのみ)
練習場があります。

■集計方法
ダブルペリア方式

■ルール
ローカルルールに準じます(ワングリップOK、6インチプレース)

■ドレスコード
ブレザー、ジャケットなどの上着を着用ください。
ジーンズ、Tシャツ、サンダル、スニーカーなどのカジュアルな服装はご遠慮ください。

■懇親会
同日、ゴルフクラブ内レストランにて17時開始予定
優勝・準優勝には豪華景品を準備(温泉旅行・和牛パネル)!
その他、多数の景品を準備しています。

■組み合わせ表


※◎印の方は、スコアカードの提出をお願いいたします。

当日みなさまにお会いできるのを楽しみにしています。

■緊急連絡先
幹事 名前 090-****-**** / golf@email.com

②ゴルフ場への連絡

ゴルフ場に直前に確認しておきたいことは、①組み合わせの連絡 ②当日の流れ確認 ③景品の到着確認 の3つです。1週間前~3日前にゴルフ場担当者に連絡しておきましょう。

①組み合わせの連絡

事前に決めた組み合わせを、ゴルフ場にメールやFAXで伝えましょう。
もし急なキャンセルで組数が変更になる場合は、なるべく早くにゴルフ場に連絡をしてください。

ゴルフコンペの組み合わせを考えよう!決め方のコツ【テンプレート付き】

②当日の流れ確認

電話で構わないので、開始時間、集計方法、会食プランや部屋を確認しておきましょう。受付の準備をお願いすると、「●●コンペ受付」と簡単な目印を準備してもらえます。

③景品の到着確認

通販で景品を直送している場合や、事前にゴルフ場に送付している場合は、必ず到着確認を行いましょう。大きなゴルフ場では行方不明になりがちだからです。「送ったはずなのに届いていない」という最悪のトラブルを防ぎましょう。

③緊急事態の想定(悪天候に備える)

当日が近づいてくると、天気が気になりますよね。実際、台風や大雪でゴルフ場がクローズしてしまったり、高速道路が通行止めになったりしてコンペを中止するしかないこともあり得ます。

いざというときに備えて、「緊急時に中止の決定をどうするか」を想定しておきましょう。幹事さんも心の負担が減りますし、参加者にとっても親切です。

対策:「誰がいつ中止を決定するかを決める」

悪天候が予想されるときは、誰がいつ中止を決定するかを決めておきます。ゴルフコンペの場合、運動会と違って「開催中止のときは当日朝連絡」では間に合いません(集合が朝早く、かつ遠方で行われることが多いので)。遅くとも前日までには判断が必要です。

幹事が主催者なら自分で判断すればいいですが、偉い人に判断を仰がなくてはならないケースもあるので、事前に打ち合わせておきましょう。

参加者への事前連絡も忘れずに!

天気が悪いと思われる時点で、前もって参加者に、「前日の◯時をもって開催の判断をします」という連絡をしておきましょう。参加者も、やるのかやらないのかハッキリされないと困ってしまいます。

④幹事の持ち物準備

当日に幹事が持っていくものはたくさんあります。リストを見て、抜け漏れがないか確認しながら準備をしましょう。

幹事の持ち物リスト

□ スマホ・充電器
□受付用のメンバー表 □参加者に渡す組み合わせ表と注意書き
□釣り銭 □領収証 □印鑑 □電卓 □ 筆記用具
□始球式用のボール □コンペフラッグ(ドラコン・ニアピン)
□トロフィーや賞状 □景品

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