ゴルフ場担当者と打ち合わせ! ゴルフコンペ成功に向けて幹事が確認することは?

ゴルフ場担当者と打ち合わせをするコンペ幹事

今回は、コンペ幹事が企画するための「ゴルフ場との打ち合わせ」手順の紹介です。

ゴルフ場の予約ができたら、ゴルフ場の担当者とゴルフコンペの進行について打ち合わせしましょう。面倒に思われるかもしれませんが、ゴルフコンペの当日の流れを決めていく重要なお仕事です。この打ち合わせが、ゴルフコンペの成功や参加者の満足感も左右します

早めに担当者との打ち合わせをして進行を決めておくと、案内状作成や参加者の募集もスムーズに進めることができますよ!

 

ゴルフコンペ幹事がゴルフ場の担当者と打ち合わせをするメリット

ゴルフ場の担当者とゴルフコンペについて打ち合わせをすると、

  • ゴルフコンペの準備と進行がスムーズにすすむ
  • 参加者のためになる情報が伝えられて幹事の株が上がる

というメリットがあります。

「ゴルフ場の予約は終わったのに、また打ち合わせをするのは面倒くさい」と思われるかもしれませんが、この打ち合わせがゴルフコンペのスムーズな進行や、参加者の満足度に関わっています。

打ち合わせといっても、直接ゴルフ場に行って対面で話す必要はなく、電話でのやり取りでOK。あまり構えずに、サクッと終わらせましょう。とはいえ、確認事項が次々と出てきて、何度も連絡することになると、自分も相手も大変です。この記事の内容を参考に、確認しておきたいポイントを書き出しておいて、まとめて確認するとスムーズです。

ここで確認した内容を案内に盛り込んだり、参加者に伝えてあげたりすると、「今回の幹事、気が利くね!」と思われますよ。

ここでは、ゴルフ場担当者と打ち合わせしたほうがいい内容について、

  • ゴルフコンペの進行に関する情報
  • 参加者のためになる情報

に分けて具体的にご紹介します。

【ゴルフ場担当者との打ち合わせ内容】ゴルフコンペの進行に関すること

必ずゴルフ場の担当者と確認しておきたいのは、ゴルフコンペの進行に関する内容です。事前に確認しておくことで作業スケジュールも分かりやすくなり、幹事の仕事も楽になります!

1.組み合わせの提出期限

ゴルフコンペの直前には、「組み合わせ表をゴルフ場に提出する」という幹事の仕事があります。一般的には3日前~1週間前に出しますが、ゴルフ場ごとに期限が決まっている場合もあるので確認しておきましょう。

2.景品の事前受け取り

ゴルフコンペの景品を、事前にゴルフ場に送って預かっていてもらえるかという点を確認します。OKであれば、あらかじめ送っておくと当日の持ち物を減らせます。また、通販でゴルフコンペ景品を買う際も、ゴルフ場に直送ができるので楽ができます。

3.コンペの集計方法

ゴルフコンペの集計方法が決まっていれば、あらかじめ伝えておきましょう。一般的には、「ダブルペリア方式」で行われることが多いです。前回までの集計方法が使われることが多いので、キーマンや前幹事に確認してみましょう

4.ドラコン、ニアピンのおすすめホール

ゴルフコンペで「ドラコン賞」「ニアピン賞」を準備する場合は、おすすめのホールを確認しておきましょう。

【ゴルフ場担当者との打ち合わせ内容】ゴルフコンペ参加者のためになる情報

以下の情報は、ゴルフコンペの進行に必須の項目ではありません。ですが、参加者にとっては「知りたい!」と思う情報なので、事前に聞いておいて参加者に伝えてあげると親切です。

練習場、朝食メニュー、渋滞情報を事前にシェアしておくことには幹事にもメリットがあります。充実した練習場や朝食があるゴルフ場だと伝えておけば、「早くゴルフ場に着いて準備をしよう!」という気持ちになります。そうなれば、結果的に遅刻する人も減り、スムーズにゴルフコンペが始められます。

1.練習場

ゴルフコンペ幹事の準備練習場の充実度はゴルフ場によってピンきりです。練習場がなかったり、ドライバーが打てないゴルフ場もあります。一方で、練習場が充実していて、思う存分アプローチ練習ができる場所もあります。

ゴルフコンペ前に練習をしっかりしたいという人も多いので、案内すると親切です。

2.朝食メニュー

ゴルフコンペ幹事の準備・確認事項ゴルフ場のサービスとして、朝食をリーズナブルな値段で出しているところもあります。

一般的に、ゴルフ場の朝ごはんは、1,000円前後と高い価格設定のところも多いです。しかし、中には300円くらいでモーニングを用意していたり、朝バイキングを提供しているところもあります。

お得なサービスを参加者に伝えられれば、「コンビニで朝ごはんを食べてからコースに来ようとして、遅刻…」という人を減らせます。一石二鳥です。

3.渋滞情報

ゴルフコンペ幹事の準備・確認事項日時によっては道路が混み、遅刻につながる可能性があります。少しでも遅刻を減らすために、近隣の渋滞情報を確認しておきましょう。

例えば、「最寄りのインターは混むから、少し前で降りて下道で来る方がスムーズ」などの情報を教えてもらえるかもしれません。

4.近くのコンビニ

ゴルフコンペ幹事の準備・確認事項

ゴルフコンペ前にコンビニに寄りたい!という参加者は多いです。ですが、最寄りのインターチェンジから、ゴルフ場までコンビニが無いケースもあります。

「ゴルフ場の近くにあると思ったのに、見つからずに探して到着がぎりぎりになった・・・」という状況を防ぐために、近隣のコンビニ情報を確認して伝えると「気が利く!」と思われます。

5.タバコの販売や喫煙所

ゴルフコンペ幹事の準備・確認事項参加者の中に喫煙者がいる場合、タバコが買える場所があるか、吸える場所があるかを聞いておくと良いです。

室内禁煙や、喫煙エリアあり、カートの上だけ喫煙可など、喫煙ルールはゴルフ場によってさまざまです。できれば、事前の案内に喫煙所の情報などを伝えておくと感謝されます

6.その他の注意事項

ゴルフ場それぞれに特色があるので、最後には「参加者に案内する際、他に伝えておいたほうがいいことはありますか?」と聞けるとよりスマートです

「ナビに載っている道が通行止め」とか、「ナビではゴルフ場メインで表示されて迷う方が多い」とか「当日は近隣でイベントがあるので、渋滞の可能性が高い」とか、インターネットで調べただけではわからない情報が聞き出せるかもしれません。

まとめ:ゴルフ場との打ち合わせがゴルフコンペの成功を左右する

ゴルフ場の予約が終わったら、ゴルフコンペが終了まで何度かゴルフ場担当者とやりとりをすることになります。今回お話した「打ち合わせ」を行うことで、ゴルフコンペの進行に関する内容が決まります。打ち合わせの結果、会場や当日の進行がイメージできれば、ゴルフコンペは成功間違いなし!

次は、打ち合わせで確認した内容をもとにして案内状を作り、参加者の募集を始めましょう。

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