ゴルフコンペの会場が決まり、ゴルフ場担当者との打ち合わせが終わったら、次に幹事がやるのは「ゴルフコンペの案内状作成」です。参加者にゴルフコンペの詳細を告知＆募集をし、参加者を確定させます。
幹事をやっていて一番困るのは、案内状を出しても参加・不参加の連絡が来ないことです。参加人数がなかなか確定せずに、組み合わせや景品の用意など他の準備が進みません…。このトラブルを防ぐために、案内状には必ず書いておきたい項目があります。
ここでは、失敗しないための募集文面の書き方と例文をご紹介します。このテンプレをアレンジして案内状を作成すれば、時短にもなりますし失敗も防げます。スムーズに参加者が確定するので、この後の幹事さんの仕事も楽になりますよ。ぜひご活用ください！
目次
コピペOK！成功する幹事は使っている「ゴルフコンペ案内状」テンプレート
今回紹介するゴルフコンペ案内状のコツを盛り込んだ、オリジナルのテンプレートを作成しました！次の文面をコピペし、ご自由にアレンジして使ってください。
ただ、それぞれの項目で注意してほしいことや、案内状作成のために事前に確認しておきたいポイントがあります。失敗しないために、後述する解説を読んだ上でご利用ください。
なお、コロナ禍のゴルフコンペの場合は、感染対策についても気を配る必要があります。コロナ禍のゴルフコンペについては、以下の記事で詳しく紹介しています。
ゴルフコンペの案内状テンプレート
○○回 ○○○杯ゴルフコンペ
春の訪れが感じられる今日このごろ、みなさまいかがお過ごしでしょうか。恒例の「××ゴルフコンペ」を下記の予定で開催する運びとなりました。
ゴルフ場周辺は、ちょうど桜も見頃の予定です。ゴルフ好きのみなさまに多数ご参加いただけますよう、心よりお願い申し上げます。
●日程
○月○日（○） 集合時間 AM8:00
スタート時間 AM8:45
●開催コース
○○○カントリークラブ
ゴルフ場住所・TEL
●参加費用
プレー代 15,000円（セルフプレー、昼食代含む）
会費 5,000円（景品、パーティ代1ドリンク含む）
※プレー代、売店使用等は各自フロントにてご精算下さい（クレカ使用可）。
※会費は、当日会場で申し受けます。
※朝食は含まれていませんが、別途1,000円で朝食バイキングの用意があります。
●募集人員
20人（5組）
※先着順です。募集人数に達したら締め切ります。
●集計方法
ダブルペリア方式
●懇親会
同日、ゴルフクラブ内レストランにて17時開始予定
優勝・準優勝には豪華景品を準備（温泉旅行・和牛パネル）！
その他、多数の景品を準備しています。
●申込締切
◯月◯日
幹事：山田太郎（連絡先Tel）まで、
メールまたはFAXにてお申し込みください。
ーーーーー
必要事項（以下の内容をコピペして、必要事項を記入してご利用ください）
・会社名：
・氏名：
・連絡先（携帯番号）
ーーーーー
●キャンセル期限
申し込み後にキャンセルされる場合は、
ゴルフコンペ開催の1週間前 ◯月◯日までにお願いします。
それ以降のキャンセルの場合、キャンセル料として◯◯円ご請求します。
以上
参加者には、組み合わせ表や当日の注意事項、ゴルフ場の地図を含めた最終案内を送付いたします。多くの方のご参加をお待ちしています。
案内状を作る前にやること（開催日・ゴルフ場を選び、予約する）
案内状テンプレートを穴埋めしていただければ、簡単にゴルフコンペ案内状が完成します。ただ、ご覧になって分かる通り、穴埋めをするために決めることがたくさんあります。
案内状を作成したあとどのように送付するとスムーズに進むか、スケジューリングや送付までの手順については後述します。
ゴルフコンペ案内状の書き方とコツ
ご紹介したテンプレを使って、ゴルフコンペの案内状を作ります。「1から作るのが⾯倒」「ちゃんと必要事項を⼊れられるか不安」という幹事さんは、テンプレを使うと安心です。
ゴルフコンベの案内状に記載しておきたいのは、次の項目です。
- ゴルフコンペの日時
- ゴルフ場、ゴルフコース
- 集合時間、スタート時間
- プレーフィ、会食、会費
- 集計方法、競技ルール
- 目玉景品
- 募集人数、組数
- 申し込み締め切り日
- キャンセルの場合の締め切り、キャンセル料金
- 幹事の名前と連絡先
この中で、「気が利くな」と思われるためのポイントを補足して解説します。いずれも、テンプレには取り入れてある部分なので、問題なければそのままご利用いただくことをおすすめします。
- ①②基本情報なので、間違いがないように送付前にしっかり確認しましょう
- ③集合時間、開始時間をどちらも書きましょう
- ④「プレーフィは各自精算」「会費は現地で回収」と分けて書くとスムーズです。
一括徴収すると、ドリンクやボール購入などをする人もいるので赤字になる可能性があります。朝食や昼食の内容を気にする人もいるので、ここに書いておくと親切です。 - ⑤決まっていれば書きましょう
- ⑦先着順で締め切りと補足しておくと、「早く返事しなくちゃ」という気持ちになります
- ⑧必ず記載してください。書かないと返事の回収がグダグダになってしまいます。
スムーズに返信をもらうためのポイント
「いつまでも返信が来ない（参加者が確定しない）」というのが、幹事が一番困る状況です。それを防ぐために、案内文面の中で「申し込み締め切り日」をはっきりと伝えておきましょう。さらに、返信が来ないようなら、締切の1週間前などに「この件どうですか」とリマインドすると親切です。
また、「先着●名様」という表現を入れると、受け取った人が急いで返信したいという気持ちになります。組数を書いて申込み人数に達したら締め切るようにしておけば、いつまでも連絡をまたなくて良いので気持ちが楽になりますよ。
申し込み締め切り日の設定は、ゴルフコンペの1ヶ月前～2・3週間前には終えておくのが理想的です。参加者確定後にも幹事の仕事はたくさんあるので、ギリギリの確定だと開催直前に焦ることになってしまいます。
参加率を上げるためのポイント
せっかく募集しても、あまり参加者がいない…というのは悲しいですよね。自分が参加者だったら…と考えて、「案内を見て行ってみたいな」と思うような一言を添えると、参加率が上がるかもしれません。
例えば、
・目玉のコンペ景品の紹介
・初心者大歓迎
・珍しい人の参加予定
・桜や紅葉が綺麗など、季節ごとの見どころ
など。
事務連絡だけにならず、プラスアルファの一言を考えてみてください。
ゴルフコンペの案内状送付の流れ
テンプレを使って案内状が作成できたので、内容を確認して送付するところから返事を回収して参加者を確定するまでの流れを解説します。
ゴルフコンペの案内状送付は、
- 送付先リストを確認する
- 参加者へ案内文を送る
- 返事を回収する
という流れで進みます。
ゴルフコンペの案内状を送るタイミングは、「ゴルフ場の予約が確定したら早めに」がオススメです。早めに告知するほうが、他の予定とバッティングしないので参加者が集まりやすくなります。
①参加者リスト（送付先リスト）を確認する
ゴルフコンペの募集案内を送付するための送付先リストを確認します。詳しくは、前の幹事に聞いてみましょう。
よくトラブルになるのは、「送り漏れしている人がいた！！！」という状況。最近は連絡方法がたくさんあるので、メール1本でOKとかFAX一発で告知完了ということはありません。
「基本的にはメールだけど、●●さんにはLINEで、■■さんにはFacebookのメッセンジャーで…」など個別の対応が必要なことがほとんどです^^;
だからこそ、引き継ぎが重要な部分です。しっかり前任者に確認しましょう。ここで送付先一覧のリスト化ができていると、送った・送っていない、返事があった・まだないという状況把握がやりやすくなるので、準備しておくことをおすすめします。
②参加者へ案内文を送る
作った案内文を参加者に送ります。送る方法については、前の幹事に確認しておきましょう。
昔は往復はがきなどで案内をしていましたが、今はメールやSNSでの連絡が一般的です。でも、アドレスが変わっていたり、SNSはあまり見ないなど、連絡がつかないケースもよくあります。主要なメンバーには、個別に知らせておくと無難かもしれません。
前の幹事に連絡でのトラブルがなかったかを聞いておくと、先回りして対策できます。
③返事を回収する
返事の回収をするときには、①送付先リストのときに作った一覧を手元において、返信があったかどうかを反映させていくのがオススメです。
いろいろな方法で連絡しているので、「いろんな形で回答が届く」のが厄介な点です。電話、郵送、メール返信、facebookメッセンジャー、口頭、などなど・・もれなくリストにしないと、漏れます︕
近い間柄の場合は、口頭で「参加する」と伝えられるケースもあります。口頭での参加連絡を受けたときに、参加者リストに加えるよう注意してください！「聞いたのに、参加者リストから漏れている」「組み合わせに入っていない」というトラブル、結構あります。
もし、思うように返事が集まらないようなら、参加者にもう一度声をかけてみましょう。募集文面に締め切りを書いているので、リマインドをかけやすいです。
無事に参加の連絡が集まったら、組み合わせや景品の準備など、次の仕事のスタートです。
送付前にチェックしておきたいポイント
「ゴルフコンペ案内状」を参加者に送付する前に、本当に情報の間違いがないかを確認しましょう。最終確認として、チェックリストを準備しましたのでご活用ください。案内状の内容が間違っていたり、情報の過不足があると参加者がうまく集まりません。
送付前には次の内容を確認してください。
- ゴルフコンペの日付、曜日、開始時間に間違いはないか
- 会費は詳しく記載したか
- 朝食の有無、昼食の代金は記載したか
- 幹事の連絡先を書いたか
まとめ：ゴルフコンペの案内状に工夫して、この後の流れをスムーズに
ゴルフコンペの案内状作成で失敗しないコツは、「返信締め切りをしっかり設定すること」と「コンペに関して情報をたくさん伝えること」です。今回ご紹介したテンプレートをもとにアレンジすれば、必要な情報をすべて網羅できます。
案内状作成から参加者の確定がスムーズに進めば、この後に続く組み合わせの決定や景品の準備に焦らずに取り組むことができます。ぜひ、テンプレートをご活用して幹事の仕事を楽に進めてくださいね。
ゴルフコンペの組み合わせ表の考え方については、この記事をどうぞ。
